Які бувають formal letters?

Серед основних формальних листів можна відокремити:

‍

1. Cover letter  ✉️ - супроводжуючий лист.
2. Offer acceptance letter - лист, який ми надсилаємо роботодавцю у разі прийняття робочого оферу.
3. Professional thank you letter 🙏 - лист подяки.
4. Letter of recommendation 👍- лист, який ми надсилаємо, щоб порекомендувати нашого колегу або підлеглого на іншу посаду. 

‍

Загалом, Business letter  охоплює множину різних підвидів листів, пов’язаних із роботою як з співробітниками, так і з клієнтами. Це може бути як і лист із наміром закупити певних вид продукції у постачальника (letter of intent), так і лист про звільнення (termination letter)💼

‍

Із чого почати? 📝

Починаємо ми завжди із звернення до людини, якої пишемо. Золотий стандарт для бізнес-листа “Dear XXX”. На місці іксів може стояти ім’я людини із титулом (Mister, Mrs., Miss), до якої звертаємось, наприклад: “Dear Mister Johnson,”. Якщо ж ми не знаємо ім’я та титул, то можемо використати  “Dear Sir or Madam,”.

!Зауважте, що після звернення потрібно обов’язково ставити кому і далі почати писати з абзацу!

‍

А чому ми пишемо? 🤷🏻

Далі треба  зазначити причину, із якої ми пишемо. Зрозуміло, що ця частина напряму залежить від теми нашого листа. Цей абзац зазвичай невеликий, треба надати причину у 1-2 реченнях. Наприклад:

‍

🔸️I’m writing to inform you about… - Пишу Вам, щоб проінформувати про…

🔸️I’m writing to apply for a position of a… - Пишу, щоб податися на вакансію…

🔸️I am writing in response to… - Пишу у відповідь на…

🔸️I am writing to enquire about/confirm… - Пишу, щоб уточнити, підтвердити…

🔸️I am writing to ask for further information about… - Пишу, щоб дізнатися інформацію щодо.

‍

Чи треба деталі?⚙️

Так, у наступному абзаці трішки більше розкриваємо тему листа. Якщо ви подаєтесь на роботу, то варто коротко розповісти про себе і свій досвід; якщо ви надаєте рекомендацію, то треба зазначити, чому ви вважаєте, що людина, для якої ви пишете рекомендацію, підходить на дану вакансію; якщо ви пишете постачальнику для замовлення товарів, то зазначте, що саме і чому ви бажаєте це замовити. Це є основна частина листа і тут бажано надати якомога більше деталей (але без захоплення). Типові фрази, які можна використати:

‍

🔸️I am interested in this job because… - Я зацікавлений у цій роботі тому, що…

🔸️I believe I am suitable for this position because… - Я вважаю, що я ідеально підходжу на цю вакансію, тому що…

🔸️I highly recommend my dear colleague Miss Oswald for this position because… - Я виско рекомендую мою коллегу Місс Освальд на цю посаду, тому що…

‍

Як закінчити?🌅

Після того, як ви пояснили причину і розкрили її сутність, треба все підсумувати в останньому абзаці. Якщо ви писали стосовно якоїсь проблеми, варто виразити вдячність, якщо проблема вирішена або ж виразити сподівання про допомозі у співпраці, якщо вона тільки виникла. Також можна виразити вдячність і попросити про фідбек. Наприклад:

‍

🔸️I would be grateful if you could… - Я був(ла) б вдячний(на), якщо ви б…

🔸️I would appreciate a reply.  - Я був(ла) б вдячний(на) за відгук.

🔸️Please let me know if…  - Будь ласка, дайте мені знати, якщо…

🔸️I appreciate any feedback you may have. - Буду вдячний(на) будь-якому фідбеку.

🔸️I have no hesitation in recommending Mister Schrute for this position. - У мене немає жодних сумнівів щодо рекомендації містера Шрута на дану посаду.

‍

Як прощаємось?🙋🏻‍♀️

Також важлива частина написання листа - прощання. І тут є ряд нюансів: 

1. Якщо ми знаємо людину, якій пишемо, то попрощатися можемо наступним чином: Yours sincerely,
2. Якщо ми не знаємо людину, якій пишемо, то попрощатися можемо наступним чином: Yours faithfully,
3. Універсальні варіанти прощання: Best wishes, All the best, Take care,

❗️Зауважте, що після прощання має стояти кома, а також ваше ім’я із нової строчки❗️

‍

Поради🤝

Найважливіше для formal letter - відсутність будь-яких скорочень. Скорочення допускаються тільки в informal letter. Також зверніть увагу на загальну лексику, якою ви користуєтесь - вона має мати офіційно-діловий стиль.

‍

Приклад📧

Давайте для повної ясності розберемо стислий приклад на основі даної статті. 

‍

Уявімо, що ми - директор чарівної школи і ми маємо надіслати лист-запрошення нашому студенту для його зарахування на навчальний рік. Ми знаємо, кому ми пишемо, а отже, у листі зазначається ім'я і в кінці пишемо "yours sincerely".

‍

Вітання:

Dear Mister Weasley,

‍

Причина:

We are writing to inform you about the acceptance to our school.

‍

Деталі:

We are Spot School, the biggest magic school, and we are happy to inform you that your candidature has been issued and approved for our new semester. You may now prepare for your school year. You are going to learn all the necessary skills and of course, have great fun with us.

‍

Кінець:

Please, let us know if you need any help starting your studies.

‍

Прощання:

Yours sincerely,

Mister Spot

‍

Підсумок✒️

Отже, наповнення листа може бути будь-яким, в залежності від того, яка причина звернення. Також, у нашому інстаграмі ми навели приклади фраз для ремоут роботи і листування із вашими work besties або ж просто колегами. Такий стиль листа буде менш офіційний, авжеж, адже у статті ми навели приклад саме формального листування. Також листи можуть бути набагато коротше, якщо нам не треба або ми просто не хочемо вдаватися у зайві деталі. Тож, як завжди, check our insta, там багато корисного (і не тільки про листи).

See ya!