На сьогоднішній день комунікація - це не лише розмови у реальному часі, а ще й листування у всіх можливих соціальних мережах�

І для того, щоб побудувати кар’єру своєї мрії та загалом бути успішним, варто знати, як правильно взаємодіяти з оточуючими, зокрема колегами по роботі, керівництвом та міжнародними партнерами, адже надійний зв’язок з ними - це і є ваш ключ до успіху!

‍

Отож, почнемо з головного, з написання офіційних листів✉️. Але спочатку давайте розберемо, що ж це взагалі таке.

Офіційний або, як його ще прийнято називати, службовий лист - це провідний інструмент спілкування у робочій сфері.

Головною особливістю таких листів є наявність чіткої структури: заголовок, звернення, основна частину та висновок.

Серед основних його елементів є наступні: ім’я та адреса одержувача, контактні дані відправника, дата написання, підпис, ініціали автори, додатки і посилання (якщо вони є).

Тепер розглянемо декілька загальних правил щодо написання офіційного листа:

1️⃣Дотримуйтесь зазначеної структури та обов’язково вкажіть тему листа, яка повинна відображати ключову мету вашого ділового спілкування.
2️⃣Зберігайте професійний тон і подачу інформації. Пам’ятайте, що для офіційного листа важлива логічна послідовність думок.
3️⃣Віддавайте перевагу особистісним займенникам.
4️⃣Не використовуйте канцеляризми, жаргон та скорочення, а також вузькоспеціалізовані терміни, складні мовні звороти, грубі слова, і, звичайно, ж нормативну лексику.
5️⃣Звертайте особливу увагу на граматику і правопис. Офіційний лист має бути бездоганним, тому краще зайвий раз переконайтеся, що ви правильно використовуєте граматичні правила та не допускаєте орфографічних помилок.
6️⃣Ретельно перевіряйте ваш лист перед кінцевою відправкою.

До речі, ще одним важливим пунктом є те, що в англійському діловому листуванні існує ряд тем, які взагалі не слід підіймати.

‍

Їх об’єднали в одну єдина абревіатуру PARSNIP, яка розшифровується наступним чином:

🔹 Politics (політика)
🔹Alcohol (алкоголь)
🔹Religion (релігія)
🔹Sex (секс)
🔹Narcotics (наркотики)
🔹Слова, що закінчуються на Isms (будь-які фанатичні переконання, наприклад націоналізм).
🔹Pork (свинина, тобто теми вегетаріанства та веганства)

Повертаючись до структури офіційного листа, ми також хочемо поділитися з вами прикладами найпоширеніших фраз, які використовуються у діловому листування.

‍

🟦Звернення

Те, з чого починається будь-який лист.

🔹Dear friends/colleagues - Шановні друзі/ колеги
🔹Dear sir/madam - Шановний пан/пані
🔹Dear Mr/Mrs/Ms… - Шановний містер/місіс/міс…

‍

🟦Початок листа

В цій частині ви робите короткий анонс того, про що йтиме мова в основній частині.

🔹I am writing in response to… - Я пишу у відповідь на…
🔹I am contacting you for the following reason… - Пишу до вас із наступної причини…
🔹I would like to inform you that… - Хочу повідомити, що …
🔹Could you possibly… - Чи не могли б ви…
🔹I would be grateful if you could… - Я був/була би вдячний/вдячна, якби ви…

‍

🟦Основна частина

Тут ви розкриваєте основну суть, тому фрази будуть відрізнятися в залежності від вашої мети листування.

🔹I am particularly interested in this job because… - Я зацікавлений у цій роботі, тому що…
🔹I am writing to apply for the position of… - Я пишу, щоб подати резюме на посаду…
🔹I am writing to ask for a salary increase because… - Я прошу вас підвищити мені зарплатню, тому що…
🔹After careful consideration we have decided to… - Після ретельних роздумів ми  вирішили…

‍

🟦Висновок

Останній абзац зазвичай вміщує посилання на різноманітні файли, а також присвячується всім можливим побажанням  та пропозиціям щодо подальшого спілкування.

🔹Please, find attached… - У прикріплених матеріалах ви знайдете…
🔹Should you have any questions, please do not hesitate to ask. - Якщо у вас виникли запитання, не соромтесь їх задавати.
🔹If you require any further assistance, please let me know. - Якщо вам буде потрібна допомога, будь ласка, дайте мені знати.
🔹Thank you for your help in this matter. - Дякуємо за допомогу в цій справі.
🔹I’m looking forward to the possibility of working together. - З нетерпінням чекаю початку співпраці.
🔹Thank you in advance for your reply. - Заздалегідь дякую за вашу відповідь.

‍

Ну і, власне, шаблон офіційного листа:

Formal Resignation Letter

Mr. William,

Marketing manager

From Mrs. Catherine,

Head administrator of marketing

Dear Mr. William

Please accept this letter as my formal resignation from my position as head administrator of marketing at BrandLune, effective two weeks from today's date, 10.03.2023.

I appreciate the opportunities for growth and development you have provided during my tenure. Thank you for your guidance and support.

Let me know how I can be of help during the transition period. I wish you and the company the very best going forward.

Sincerely,

Mrs. Catherine

10.03.2023                                     (Signature)

‍

Окрім офіційних листів, більш розповсюдженим варіантом комунікації є, так звані, переписки в месенджерах.

Головними перевагами такого листування є зручність, можливість отримати швидкий фідбек і значна економія часу.

На відміну від листа, в ділових переписках допустимо вживати неповні речення, різні скорочення та абревіатури.

‍

А тепер давайте про все і по черзі.

Неповні речення - це речення , в яких відсутні всі необхідні елементи для того, щоб їх можна було назвати повними, і це саме ті речення, які ми звикли використовувати в переписках.

Наприклад:

⁃ When will you check my documents?

⁃ In the evening.

Замість того, щоб писати розгорнуту відповідь на запитання (I will check them in the evening), ми зазвичай використовуємо неповне речення, опускаючи всі попередні слова.

Скорочення - це вживання частини слова або усіченого цілого слова. В англійській мові вони трапляються майже всюди, особливо в переписках. Наприклад:

I’m - I am

don’t - do not

won’t - will not

Mr - Mister

Mrs - Missis

sth - something

sb - somebody

etc. - etcetera (and the rest, and the others)

i.e. - id est (on ither words, that is)

w - without

‍

Абревіатура - це слово, утворене з перших літер або з інших частин слів, що входять до складу цієї назви або поняття. Абревіатури є не менш популярними, ніж скорочення, і доволі часто використовуються носіями мови.

Ось декілька прикладів найпоширеніших абревіатур в англійській мові, що вживаються в робочій сфері:

ASAP - as soon as possible

ATTN - attention

BRB - be right back

CYE - check your email

GJ - good job

EOD - end of day

FYI - for your information

IAM - in a meeting

LET - leaving early today

N/A - not applicable

NRN - no reply necessary

OJT - on-the-job training

OOW - out of work (out of office)

OT - off topic

POC - point of contact

RFD - request for discussion

WFH - work from home

‍

І якщо комусь здається, що листування такого формату є прийнятним лише для комунікації з друзями чи близькими, то ви насправді дуже помиляєтеся. На сьогоднішній день месенджери є важливим  робочим інструментом, адже саме вони допомагають керівництву бути на зв’язку зі своїми працівниками 24/7. А ще месенджери - це зручний та швидкий спосіб, щоб повідомити якусь інформацію, щось попросити або запитати.

Ось невеличкий список корисних фраз, які можуть вам знадобитися у переписці:

to arrange the call/meeting - організовувати дзвінок/зустріч

to postpone/put off/reschedule the meeting - переносити зустріч

to cancel the meeting - скасовувати зустріч

to postpone/put off the deadline - відстрочувати дедлайн

to discuss the issue of salary increase - обговорювати питання про підвищення зарплатні

to be late at work - запізнюватися на роботу

to ask for a sick leave - відпрошуватися з роботи через хворобу

to be absent from work - бути відсутнім на роботі, не виходити на роботу

to take a sick leave - брати лікарняний

to take leave/a vacation - брати відпустку

Пам’ятайте, що комунікація - це основа будь-якої сфери та професії. Знати, як правильно взаємодіяти з іншими людьми,

є надзвичайно важливо, особливо, коли справа стосується роботи і вашого особистого заробітку.

Не бійтеся написати щось не так; спитати те, що хочете спитати; звернутися з проханням; запропонувати якусь нову ідею або проект; відкрито казати про те, що вам не подобається і те, що б ви хотіли змінити.

Спілкування - ключ до успіху і тільки від вас залежить, яким він буде🗣️!