І знову ми повертаємося до тебе із writing. Минулого разу ми вже говорили про emails, але у нас ще є багаааато різновидів листів. Сьогодні ми хочемо розповісти про proposals. Завдяки proposals ти зможеш висловлювати свої цілі та пропозиції щодо проєктів. Цей тип листа можна використовувати project/product менеджерам, фахівцям у сфері ІТ, або на будь-якій іншій посади, яка включає в себе планування та реалізацію проєктів різного типу. У цій статті розглянемо особливості написання цього типу письма абзац за абзацом, від вітання до прощання, а також розберемо конкретний приклад😉
Якщо ти працюєш (або тільки плануєш) безпосередньо із проєктами, то ти точно знаєш наскільки постановка мети і опис проєкту відіграє важливу роль у його реалізації і подальшій роботі загалом. Отже, у proposal letter, ми вказуємо основні цілі, дедлайни і задачі проєкту Коли пишеш proposal letter, тобі необхідно ясно сформулювати основні аспекти і критерії, які напряму вплинуть на чіткість розуміння деталей.
Фактично, proposal letter є діловим листом, а отже ми маємо дотримуватися всіх норм formal writing. Для початку ми маємо зазначити хто ми, яку компанію представляємо і вказати дату. Одразу після цього ми вказуємо ім’я та компанію нашого клієнта. Наведемо приклад👇
John Smith
Project Manager
Green Future Solutions
123 Main Street
Springfield, IL 62701
john.smith@greenfuture.com
(555) 123-4567
November 20, 2024
Susan Davis
Director of Sustainability
City of Springfield
456 Elm Street
Springfield, IL 62701
Не забуваємо про місто, індекс і вулицю, де розташована ваша компанія, а також контактний номер і email.
Тут, як у formal email, використовуємо звертання Mr, Mrs or Miss, оскільки ми точно знаємо людину, до якої звертаємося. Наприклад👇
Dear Mrs Parker
У вступі важливо представити себе та компанію, а також зазначити background information. Простіше кажучи, вказати мету письма. У цій частині важливо привернути увагу і зацікавити читача. Якщо ж ви раніше працювали із даною компанією, то можемо пропустити представлення і одразу перейти до мети письма, але обов’язково вказуючи попередній досвід чи раніше озвучену інформацію. Приклад, як можна розпочати👇
"I am writing to propose..."
"I am pleased to submit a proposal for..."
"I am contacting you to propose..."
"It is with great enthusiasm that I present the following proposal..."
"I believe that the following proposal presents an excellent opportunity to..."
"I am confident that our proposed solution will significantly contribute to..."
"In light of our shared interests in [area], I would like to propose..."
"As we look toward a future of [objective], I propose we take the following steps..."
"After careful consideration of your needs, I am excited to propose..."
"Given your company’s recent focus on [subject], I would like to propose..."
"Having seen your commitment to [cause], we would like to offer a proposal..."
"Understanding your current goals in [specific area], I would like to suggest..."
"In response to your interest in [topic], I am proposing the following plan..."
У наступному абзаці вказуємо мету. Якщо пишемо вперше, то мета має бути чітка і коротка, якщо ж це вже не перший лист, то зазначаємо попередній досвід, правки чи труднощі. Мета має бути актуальною і переконливою, тож включаємо весь свій шарм і вкладаємо його у цю частину листа. Приклади👇
"The primary objective of this proposal is to..."
"This proposal aims to achieve..."
"The goal of this initiative is to..."
"Our objective is to propose a solution that will..."
"This project seeks to accomplish..."
"Our objective is to deliver measurable improvements in..."
"We seek to enhance [specific area] by..."
"The primary goal is to increase [specific metric, e.g., efficiency, participation] by..."
"Through this proposal, we aim to generate [result], thereby contributing to..."
"This initiative aims to create long-term value by..."
"The long-term goal of this project is to..."
У третьому абзаці треба сформулювати основні цілі і задачі проекту покроково. Варто подати їх у вигляді списку. Не пишіть багато, задачі мають бути подані лаконічно, тезисно. Приклади, як можна розпочати цей абзац👇
"The following outlines the key actions and steps involved in this proposal:.."
"This proposal will be implemented in the following stages:..."
"The details of our proposed plan include the following components:..."
"To achieve the objectives outlined, we suggest the following course of action:..."
"The plan for this project includes the following steps:..."
"We propose to undertake the following steps to ensure success:..."
"The first phase of this proposal involves..."
"Our approach will consist of the following key activities:..."
"In order to meet the goals of this proposal, we will carry out the following actions:..."
"To move forward with this proposal, we recommend the following steps:..."
"The following timeline outlines our approach to achieving the desired results:..."
"The proposed activities will be completed within the following time frame:..."
"The project will be divided into key milestones, as detailed below:..."
"We anticipate the following phases of the project to take place over the next [time period]:..."
Зазначаємо актуальність проекту і чому саме колаборація компаній може спільно досягти поставленої мети. Тут включаємо свою переконливість. Ось фрази, які можуть допомогти тобі переконати будь-кого👇
"The proposed solution will offer the following benefits:..."
"This initiative will provide the following advantages:..."
"By implementing this proposal, we anticipate the following benefits:..."
"The primary benefits of this proposal include:..."
"This project will lead to the following positive outcomes:"
Власне, для кожного проекту потрібне фінансування і оговорити його є важливим елементом листа. Бюджет теж має бути розписан конкретно і по факту. Пропонуємо варіанти, як торкнутися теми фінансів у проекті👇
"The estimated budget for this proposal is as follows:..."
"To successfully implement this project, the total budget required is:..."
"The financial requirements for this proposal are outlined below:..."
"In order to execute the proposed plan, we anticipate the following costs:..."
"The budget for this project is broken down into the following categories:..."
"The proposed budget covers the following expenses:..."
"The key components of the budget are as follows:..."
"Below is a detailed breakdown of the project costs:..."
"We estimate the following costs for each phase of the project:..."
Цей абзац потрібно писати дуже обережно і розплановано, адже він збільшить шанси на отримання фідбеку. Тут ми маємо бути серйозні і переконливі. Можемо розпочати цей абзац так👇
"I look forward to your feedback and am happy to address any questions you may have."
"Kindly confirm your interest, and we can schedule a meeting to discuss the next steps."
"We would be happy to meet with you to finalize the details and move forward with this proposal."
"To proceed, we kindly request your approval of this proposal by [date]."
"We are eager to begin this project and look forward to your confirmation to move forward."
"If you agree with the outlined proposal, please let us know, and we can start the implementation process immediately."
"If you have any concerns or would like to explore additional options, I am available to discuss them further."
"Please don't hesitate to reach out if you require any adjustments to the proposal."
"I am confident that this proposal will lead to a successful collaboration, and I look forward to working together."
Подякуйте читачу за розмірковування щодо вашої пропозиції і вкажіть контактні дані знову. Використовуємо Sincerely/Regards.
Sincerely,
John Smith
Project Manager
Green Future Solutions
John Smith
Project Manager
Green Future Solutions
123 Main Street
Springfield, IL 62701
john.smith@greenfuture.com
(555) 123-4567
November 20, 2024
Susan Davis
Director of Sustainability
City of Springfield
456 Elm Street
Springfield, IL 62701
Subject: Proposal for Collaborative Recycling Program
Dear Ms. Davis,
I am writing to propose a partnership between Green Future Solutions and the City of Springfield to launch a city-wide recycling education and outreach initiative. Our shared commitment to environmental sustainability makes this collaboration an exciting opportunity to improve recycling practices and reduce waste in our community.
Green Future Solutions is a leading provider of sustainable waste management strategies. Over the past decade, we have partnered with municipalities to implement programs that have significantly increased recycling rates and reduced landfill usage. We admire the City of Springfield’s recent sustainability efforts and believe this initiative aligns with your vision for a greener future.
The goal of this program is to educate residents about proper recycling practices and increase participation in existing recycling services by 20% within the first year.
To achieve this, we propose:
This initiative will not only improve waste management in Springfield but also enhance community engagement, reduce environmental impact, and set an example for neighboring cities.
Green Future Solutions will cover 50% of the program costs and provide staff for workshops and content creation. We request the City’s support in securing venues, promoting the initiative, and funding the remaining 50%, estimated at $15,000.
We are confident that this program can make a significant impact on Springfield’s sustainability efforts. By working together, we can create a model recycling program that benefits residents and the environment alike.
I would love the opportunity to discuss this proposal further. Please let me know a time that works for you to meet, or feel free to contact me at (555) 123-4567 or john.smith@greenfuture.com.
Thank you for considering this proposal. I look forward to the possibility of working together to make Springfield a greener, cleaner city.
Sincerely,John Smith
Project ManagerGreen Future Solutions
.png)
